【cta全体】内部工作区使用规范(试行) 中华支教与助学信息中心-凯发k8娱乐官网地址
2022-11-12 |发布者:sky |查看:5252
         为保证组织内部行政管理与项目实施的公开,透明,保障项目经验的共享与延续,实现内部成员意见交流。特制订cta内部工作区使用规范。此内部工作系统与官方邮件配合使用。
         内部工作区一共分为项目管理、经费管理、会议纪要,建议反馈四个部分。现在将每部分使用规范细则公布如下:
           1、为避免出现排版字体和大小的错误。在进行排版编辑之前,先对所有的文字内容选择清除格式,字体自动变为微软雅黑3号。(清除格式——高级、扫帚形状图标)
           2、换行即顶格排版,不进行首行缩进。
           3、下文中关于上传附件规格都必须小于10m,如附件文件(rar,doc等)包含图片,图片规格必须小于 800*x像素,大于该像素规格的一律用美图秀秀等软件调节为800*x像素,小于的则不用调节。
           4、关于格式未尽事宜请参考:【cta全体】发帖和落款工作规范

一、项目管理
        nbco阳光助学,海豚公益图书室,支教信息发布,公益百宝箱等项目接到申请后,项目专员都须将项目申请与审核过程在项目管理区域进行。具体流程如下:
       1、 部门主管在接到项目申请后,需在两个工作日内将项目详情挂在项目管理区。项目详情按以下格式发布:
        ① 、标题:编号执行部门日期xx学校(组织)xx审核。编号为现有主题数 1,必须为4位数字;日期必须写项目提交日期,必须为8位数字;(示例:0001信息部20150101北京希望小学支教信息审核)
        ②、内容:
                       (一)、项目类型:(nbco阳光助学,海豚公益图书室,支教信息、公益百宝箱)选择括号内的类型填写,公益百宝箱还要具体写出下属具体项目名称。
                      (二)、 申请组织/学校:xx年xx月xx日(如组织写申请组织、学校写申请学校写出具体的接收项目时间)
                      (三)、接收时间:xx年xx月xx日(申请人申请邮件日期)
                      (四)、负责专员:填写负责该项目的专员姓名                     
                      (五)、初审时间:填写该项目的专员提交初审报告的截止时间(支教信息、nbco阳光助学项目不超过5个工作日,海豚公益图书室、公益百宝箱不超过7个工作日,巡察员以此为标准巡察;如有特殊情况须经项目总监同意并同时告知巡察员。)                     
                      (六)、申请资料:申请资料放入按①命名压缩文件,以附件方式上传。                        
        2、审核与批复进度
              活动项目的审核与批复进度以回复更新。其进度说明如下:
                ①、初审结果:“通过初审”,“未通过初审”两种;并将审查材料以附件的形式上传。附件为doc格式文档,标题为:”编号执行部门日期xx学校(组织)xx初审报告“(示例:0001信息部20150101北京希望小学支教信息初审报告);专员在凯发k8娱乐注册网址官网更新项目进度后,需发邮件通知主管进行中审,同时抄送巡察小组成员;
                ② 、项目主管需在2个工作日以回复的方式给出中审意见;并需要邮件通知专员和项目总监;
                ③、项目总监需结合项目主管以及专员意见,在5个工作日对完成该活动项目进行复审;如复审通过以回复方式给出复审批复;
                ④、获项目总监批复后、项目专员需在2个工作日内于凯发k8娱乐注册网址官网发布活动,开展工作。并以回复方式更新进度。回复内容包括“活动链接:...(nbco阳光助学,海豚公益图书室,支教信息)
                              反馈链接:...(nbco阳光助学,海豚公益图书室、公益百宝箱)
                              预期结束时间:xx年xx月xx日(nbco阳光助学,海豚公益图书室)  括号内为适用项目”
              ⑤、非募集活动,在完成第④点后在3个工作日内,需以邮件的形式通知部门主管及项目总监并抄送巡察员。
              ⑥、募集活动,在募集工作完成后,专员需在7个工作日内以附件的形式上传工作报告。附件为doc文档,标题为:”(编号)xx项目总结报告“。同时需要以邮件的形式通知部门主管及项目总监并抄送巡察员。(此编号为网站发布活动编号)。
              ⑦、巡察员在项目结束后,需在5个工作日内回复方式提交巡察报告。
              ⑧、注:原则上以项目总监复审批复开展活动。如项目专员,项目主管、项目总监审核意见分歧较大,可提交秘书长处终审

二、经费管理
    相关制度修订完成后公布

三、会议纪要
      每月全体大会、主管联席会议、理事会或秘书处临时召开的会议并形成重大决议的会议,会议秘书在3个工作日内/需要将会议纪要发布在此工作区。其内容包括:
       ① 、标题:编号.xx年xx月xx日xx会议纪要;
       ② 、内容:
                (一)、会议主题: xxxx
                (二)、会议时间: xxxx
                (三)、会议地点: xxxx
                (四)、会议主持: xxxx
                (五)、到会情况: 应到xx人,实到xx人,请假xx人,缺席xx人;并给出全部到会名单
                (六)、会议提纲: xxxx
                (七)、会议纪要: xxxx
                (八)、会议决议: xxxx
        ③、会议秘书发布后,需同时发邮件给相关成员。
        ④、关于会议未尽事宜请参考:【秘书处】会议制度和退出机制增加条款

四、建议反馈
     cta全体成员在工作过程中,所产生的思考,以及对cta的想法,都可以在此区域展现自己的思想与建议、以及公益分享。其要求如下:“
       ① 、标题:编号xxxx(编号后内容自拟),其中编号为现有主题数 1,必须为4位数字(示例:0001关于信息部建设若干建议)
       ②、如发布人是对工作建议与优化的,需同时发邮件抄送秘书处委员会以及巡察组全体成员。
       ③、秘书处委员会必须在10个工作日内协调相关事务,并责成相关主管明确回复该建议。并抄送巡察组。

五、特别注意事项
1、除明确要求以附件上传外,其余的以直接回复方式处理即可。
2、附件中的doc文档报告格式,必须是出统一格式(试行期间由项目总监统筹该事务)。
3、在试行期间,内部工作区使用与官方邮件同时使用,如本规范所涉及内容要求如与除本规范之外的其他制度相冲突,以制度为准!
4、试行期间,规范可能会根据需求变化,如有变化以新规范为准。





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